Envoyer des rappels de réservation
L’envoi de rappels de réservation automatiques par e-mail et/ou SMS aide à réduire le nombre d’annulation de dernière minute dans votre restaurant.
Souvent, vos clients oublient une réservation qu’ils ont faite il y a longtemps. En leur envoyant un message quelques jours avant la date de réservation, puis le matin ou la veille du jour J, vous rappelez ainsi vos clients à leur engagement.
Vous pouvez enfin demander une ultime confirmation 30 minutes avant le créneau de réservation, pour être sûrs de ne pas refuser une clientèle de passage.
Créer une liste d’attente en ligne et sur place via votre module de réservation
L’autre outil de taille pour réagir suite à une annulation de dernière minute est la création d’une liste d’attente virtuelle sur votre module de réservation en ligne, qui vous permettra de leur attribuer une table en cas de réservation non honorée de la part d’autres clients. Vous pourrez ainsi maximiser l’utilisation des tables et minimiser les pertes de chiffre d’affaires.
N’hésitez pas à appliquer également cette astuce depuis votre restaurant ! Lorsque le service s’annonce complet, et que vous recevez des demandes de la part de la clientèle de passage, prenez leurs coordonnées pour les rappeler en cas d’annulation inopinée.
Instaurer un prépaiement à la réservation
Avec cette pratique, les clients doivent payer une partie ou la totalité du prix de leur déjeuner/dîner au moment de leur réservation.
En cas d’annulation tardive ou de no-show (le fait de ne pas se présenter à sa réservation sans prévenir) ce montant prépayé couvre une partie des dépenses associées.
Encore une fois, cela permet d’engager vos clients dans leurs démarches, et de réduire très fortement le risque d’annulation de dernière minute.
Garder des créneaux de réservation ouverts le plus tard possible
Bien souvent, vous faites le choix de fermer les réservations dans votre établissement bien avant le début du service, ce qui vous laisse suffisamment de temps pour vous préparer au nombre de convives attendus, gérer vos approvisionnements, ainsi que votre mise en place. Vous pouvez au contraire opter pour l’ouverture de vos réservations jusqu’à peu de temps avant le service. De nombreux clients décident souvent de leur plan le jour même.
En gardant les réservations ouvertes plus longtemps, vous répondez donc aussi aux besoins de ces convives spontanés et vous vous assurez que les dernières tables vides soient occupées, ce qui contribue à résoudre un grand nombre d’annulations de dernière minute sans aucun effort supplémentaire de votre part !
Repérer le manque de fiabilité de certains clients
En tenant à jour un fichier répertoriant les clients ayant annulé en dernière minute, vous pouvez identifier la fiabilité de vos clients.
Si ce comportement est récurrent, cela vous permet alors d’anticiper avec certaines mesures, notamment en envoyant un rappel au client 30 minutes avant sa réservation, ou en l’appelant directement.
Sensibiliser votre clientèle à l’impact des annulations tardives
Si les clients annulent à la dernière minute, c’est souvent suite à un changement de plan, c’est parfois parce qu’ils ont réservé dans plusieurs établissements à la fois, mais c’est aussi et souvent par manque de conscience des conséquences de leur choix sur les restaurateurs.
En soulignant les répercussions d’une annulation tardive ou d’un no-show, vous sensibilisez non seulement vos clients à la situation de votre restaurant, mais vous dévoilez aussi le côté humain de l’entreprise. Cela favorise la compréhension et la confiance mutuelle en démontrant les efforts et les ressources investis dans la préparation de leur expérience au sein de votre établissement.
Demander l’empreinte bancaire et/ou mettre en place un prélèvement
En dernier recours, c’est un moyen simple et efficace de lutter contre les réservations non honorées. Au moment de la réservation en ligne, vous pouvez ainsi demander les coordonnées bancaires des clients réservant leurs venues dans votre établissement.
Cela permet de responsabiliser le client, tout en le dissuadant implicitement des annulations de dernière minute.
Vous pouvez également compléter cet outil par la mise en place d’une politique d’annulation, sanctionnée par un prélèvement du montant de votre choix passé un certain délai avant le créneau réservé. Ainsi, si le client annule par exemple moins d’un jour avant la date et l’heure bloquées, un montant préalablement déterminé sera retenu sur son compte, comme dédommagement pour vous.
